Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, 03.07.1992 tarih ve 3837 sayılı kanunla kurulan Dumlupınar Üniversitesi’nin faaliyete geçmesiyle birlikte 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/a maddesi gereği genel hükümlere göre kurulmuştur.

“Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname”nin 31. maddesinde Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı’nın görevleri:

Öğrencilerin yeni kayıt, kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak,

Mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek,

Verilecek diğer benzeri görevleri yerine getirmek şeklinde belirtilmiştir

Bu çerçevede: Merkezi otomasyon sistemi ile çalışmaları yürüten Öğrenci İşleri Başkanlığı tarafından

genel olarak;

• Her Öğretim yılı Akademik Takvim taslağının hazırlanarak Üniversite Senatosuna sunulması ve kabul edilen Akademik Takvimin dağıtımının yapılması, web de yayınlanması ve birimlere bilgi verilmesi
• Fakülte/enstitü/yüksekokul/MYO kurulması tekliflerinin ve birimlerden gelen bölüm/program açılması/kapatılması, öğrenci alımı tekliflerinin Senatoya sunulması ve alınan karar doğrultusunda Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulması. Açılan Birim/Bölüm/Programların OBS de tanımlanması, öğrenciler ile ilgili intibak işlemlerinin yapılması, kapatılan programlardan yeni açılan programlara öğrencilerin aktarılması,
• ÖSYM tarafından Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin otomasyon sistemine girilmesi ve kayıt hazırlıklarının yapılması,
• Güz, Bahar Yarıyıllarında ve Yaz Okulunda yapılacak olan ders kayıt işlemleriyle ilgili Öğrenci Bilgi Sisteminde mevzuat çerçevesinde gerekli kontrol yapılır. Mevzuat değişikliği olması halinde yeni düzenlemeler ve ders kayıt işlemleri ile ilgili olarak birimlere bilgilendirme yazısı gönderilir ve öğrenci bilgi sisteminden iş takibi yapılır,
• Bakanlar Kurulu tarafından belirlenen harç miktarlarının OBS üzerinden genel tanımlanması, Yönetim Kurulu tarafından belirlenen Yabancı Uyruklu Öğrencilere dair ücretlerin öğrencilere atanması. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına tahsil edilen ücretlerin öğrenci bazlı ve birim bazlı raporlanması, normal öğretim öğrencilerinin katkı paylarının Maliye Bakanlığınca Üniversitemize ödenebilmesi için gerekli raporlama çalışmalarının yapılması
• Kayıt yaptıran öğrencilerin şifre işlemlerinin yapılması,
• Öğrencilerin ders kayıtlarının yapılması ve kayıt hatalarının sistemde düzeltilmesi,
• Birimlerde alınan disiplin cezalarının YÖKSİS’e işlenilmesinin takip edilmesi. Disiplin Ceza Formlarının arşivlenmesi. Çıkarma cezası alan öğrencilerin ilgili kurumlarla yazışmalarının yapılması.
• Mezun olan öğrencilerle ilgili olarak birimlerden gelen mezuniyet kararlarına istinaden öğrencilerin durumlarının incelenmesi, mezuniyet şartlarını taşıyan öğrencilerin diplomalarının ve eklerinin hazırlanması ve diplomasını kaybeden öğrencilerin ikinci nüsha diplomalarının düzenlenmesi,
• Öğrencilere transkript verilmesi,
• Yaz okulu çalışmalarının yapılması ve yaz okulu sonunda diğer Üniversitelerden ders alan öğrencilerin notlarının ilgili Üniversitelere gönderilmesi,
• Eğitim öğretimle ilgili yönetmelik /yönerge taslaklarının hazırlanması, birimlerden görüşlerin alınarak Senatoya sunulması ve kabul edilen yönetmeliklerin Resmi Gazete’de yayımlanması için gerekli düzenlemelerin yapılarak Cumhurbaşkanlığına gönderilmesi. Kabul edilen yönergelerin Üniversitemiz internet sitesinde yayımlanması ve sürekli güncel tutulması
• Eğitim-Öğretim ve Öğrenci ile ilgili YÖK, ÖSYM, Valilik, KYK ve diğer kurum ve kuruluşlar ve üniversitemizin birimleri ile yazışmaların yapılması gibi iş ve işlemler yapılmaktadır.